Preis-Volumen-Mix Analyse für Einkaufsoptimierung
08.03.2025
Wie KI die Transparenz im Einkauf in der Pharmaherstellung transformiert
Als Marcus seine neue Position als Head of Controlling bei einem global tätigen Pharmaunternehmen antrat, erkannte er das Einkaufscontrolling schnell als strategische Herausforderung: Die Materialkosten machen ca. 40% vom Umsatz aus.
Marcus musste bislang darauf vertrauen, dass der Einkauf optimale Ergebnisse liefert. Vertrauen allein genügte ihm jedoch nicht. Marcus wollte konkrete Zahlen als belastbare Entscheidungsgrundlagen.
Mit einem KI-basierten Lösungsansatz konnte er die Materialkosten in kurzer Zeit um mehr als 1 Million Euro senken.
Problem: Fehlende Transparenz
Gerade in der Pharmaindustrie steht der Einkauf vor besonderen Herausforderungen: regulatorische Vorgaben, Abhängigkeit von den qualifizierten Lieferanten und volatile Rohstoffmärkte. Dabei beeinflusst der Einkauf maßgeblich die Profitabilität und Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens.
Er wollte eine Preis-Volumen-Mix-Analyse für Materialkosten erstellen, einschließlich Wechselkurseffekten. Das ERP System bot ihm keine Transparenz, da jeder Produktionsstandort über ein individuell angepasstes SAP-System verfügt.
Die Ausgangsbasis für jeden Standort waren individuelle Datentabellen mit Bestellungen und Rechnungen über zwei Jahre sowie eine separate Budgetplanung.
Mangels Alternativen wählte Marcus die übliche Methode: Er verbrachte mehr als 100 Stunden mit manuellen Analysen in Excel – und das nur für einen Standort, zu einem Zeitpunkt – ein offensichtlich nicht nachhaltiger Ansatz.
Ein altbekanntes Problem trifft auf KI-getriebene Innovation
Marcus suchte nach einer flexiblen Lösung, aber individuelle Analysen waren bisher immer mit hohen Kosten und Komplexität verbunden.
Doch die Fortschritte in KI haben die Situation plötzlich verändert: KI ist heute in der Lage, zuverlässigen Code zu generieren. Damit sind bisher zu teure, individuelle Analysen in Reichweite.
Schnelle, zuverlässige und maßgeschneiderte Analysen
Marcus arbeitete mit einem KI-Spezialisten zusammen, um einen neuen Ansatz zu testen. Dabei analysiert die KI nicht die Daten selbst, sondern erstellt Code, um Analysen auszuführen.
Dies hat entscheidende Vorteile: Die Analyse wird deterministisch und frei von Halluzinationen. Nur deterministische Analysen sind reproduzierbar und genau. Die sensiblen Daten werden zudem nicht in KI-Modelle hochgeladen, was die Datensicherheit gewährleistet.
Innerhalb weniger Stunden wurden aus komplexen SAP-Datenexporten entscheidende Einblicke in Einkaufsausgaben, Wechselkurseffekte und Preisentwicklungen.
Marcus konnte innerhalb kürzester Zeit eine Analyse aufbauen, deren Erstellung normalerweise Wochen Arbeit eines Data-Engineering-Teams und Kosten von mehreren zehntausend Euro verursacht hätte.
Das Ergebnis
Marcus erkannte sofort den Handlungsbedarf: gezielte Maßnahmen zur Senkung der Einkaufskosten bei den beiden kostenintensivsten Materialien, die zusammen fast 10 Millionen Euro ausmachen. Sowie Maßnahmen gegen den Preisanstieg eines Materials von über 50%.
Die finanziellen Auswirkungen mit dem neuen KI-basierten Controlling-Ansatzes sprechen für sich:
Einsparung von 650.000 Euro beim Top 1 Material durch Neuverhandlung des Rahmenvertrags
Schleichende Preiserhöhung verhindert: 400.000 Euro Einsparung beim Einkauf des Top 2 Materials
Einsparung von 35.000 Euro durch erfolgreiche Verhandlung gegen die Preiserhöhung
Über Transparenz hinaus: KI als strategischer Partner
Zunächst begegnete der Einkauf der erhöhten Transparenz skeptisch. Doch als deutlich wurde, wie schnell Prioritäten gesetzt und finanzielle Erfolge erreicht werden können, war der Einkauf schnell überzeugt.
Marcus erreichte nicht nur unmittelbare Kosteneinsparungen, sondern schuf auch ein skalierbares Analysemodell, das künftig für weitere strategische Entscheidungen anwendbar ist – individuell zugeschnitten auf sein Unternehmen.
Ist KI bereit für echte Veränderungen in Unternehmen?
Der Einsatz KI-generierter Analysen ermöglichte Marcus Einsparungen von über 1 Million Euro und ersparte ihm hunderte Arbeitsstunden.
KI-basierte Analysen definieren die Rolle der Finanzfunktion in der Pharmaindustrie neu. Ist Ihr Unternehmen bereit, diesen Wettbewerbsvorteil zu nutzen?
